آموزش راه‌اندازی و نصب دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان و مدیریت کارکرد، مرخصی و اضافه‌کاری استفاده می‌شود. برای استفاده صحیح از دستگاه حضور و غیاب، لازم است مراحل نصب سخت‌افزاری، راه‌اندازی نرم‌افزار، تعریف اطلاعات پرسنل و تنظیم شیفت‌ها به‌صورت اصولی انجام شود تا ثبت ورود و خروج، تاخیر، مرخصی و اضافه‌کاری کارکنان با دقت انجام گیرد. این راهنما مراحل عملی راه‌اندازی و استفاده از دستگاه حضور و غیاب را به طور جامع توضیح می‌دهد.

نصب دستگاه حضور و غیاب 

نصب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، دستگاه تشخیص چهره و نرم‌افزار مربوط به آن ممکن است در ابتدا کمی زمان‌بر به نظر برسد، اما با توجه به مزایای آن، این زمان و هزینه اولیه بسیار مقرون‌به‌صرفه خواهد بود.

نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر نیز بسته به مدل دستگاه می‌تواند از طریق کابل USB، شبکه LAN یا Wi-Fi انجام شود. پس از اتصال، نرم‌افزار قادر به شناسایی دستگاه و دریافت اطلاعات ورود و خروج کارکنان خواهد بود.

مراحل کلی برای راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب عبارت‌اند از:

• نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار مربوطه
• تنظیم ارتباط با دستگاه
• وارد کردن اطلاعات پرسنل
• تعریف شیفت‌های کاری
• پردازش و استخراج گزارش‌ها

راه‌اندازی نرم‌افزار حضور و غیاب

نصب نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب معمولاً از طریق CD یا فایل نصبی انجام می‌شود. پس از پایان نصب، آیکون نرم‌افزار روی دسکتاپ ظاهر شده و با اجرای آن می‌توانید وارد مراحل تنظیمات شوید.

در ابتدای کار، لازم است اطلاعات سازمان و واحدهای مختلف در نرم‌افزار وارد شود. این اطلاعات شامل نام شرکت، بخش‌ها، مدیران و سایر جزئیات سازمانی است که برای تنظیم درست عملکرد سیستم اهمیت دارد. ایجاد ساختار درست سازمانی در نرم‌افزار، اساس عملکرد صحیح دستگاه خواهد بود.

ایجاد فایل اکسل اطلاعات کارکنان

برای سهولت در ورود اطلاعات پرسنل، می‌توان از یک فایل اکسل استفاده کرد. در این فایل باید ستون‌هایی مانند نام، کد پرسنلی، شماره تماس، کد ملی و موارد مشابه را ایجاد کرده و سپس آن را در نرم‌افزار بارگذاری کرد. این روش باعث کاهش خطا و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

وارد کردن اطلاعات مربوط به کارکنان

در مرحله بعد، اطلاعات هر کارمند به‌صورت دقیق وارد دستگاه یا نرم‌افزار می‌شود. اگر از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یا تشخیص چهره استفاده می‌کنید، باید اطلاعات بیومتریک کارکنان نیز ثبت شود. پس از ثبت اثر انگشت یا تصویر چهره، اطلاعات با پروفایل فرد در نرم‌افزار مرتبط خواهد شد.

ایجاد تنظیمات شیفت

بخش مهمی از نصب دستگاه حضور و غیاب، تعریف شیفت‌های کاری و زمان‌بندی ساعات ورود و خروج است. این تنظیمات شامل موارد زیر می‌شود:

• ساعت شروع و پایان کار
• زمان استراحت بین روز
• ساعات مجاز اضافه‌کاری
• روزهای کاری و تعطیل

این تنظیمات معمولاً از طریق منوی شیفت‌بندی در نرم‌افزار حضور و غیاب قابل انجام است. پس از تعریف شیفت، می‌توان آن را به بخش‌ها یا کارکنان خاصی اختصاص داد.

پردازش، تجزیه و تحلیل داده‌ها برای دستگاه حضور و غیاب

بخش تحلیل داده‌ها در نرم‌افزار به مدیران امکان می‌دهد گزارش‌های متنوعی از عملکرد حضور کارکنان تهیه کنند. این گزارش‌ها شامل مواردی مانند:

• تأخیر در ورود
• خروج زودتر از موعد
• اضافه‌کاری
• غیبت یا مرخصی

با استفاده از این قابلیت می‌توان تصمیمات مدیریتی بهتر گرفت و بهره‌وری سازمان را افزایش داد.

سوالات متدوال 

چگونه به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری دستگاه را مدیریت کرد بدون اختلال؟

به‌روزرسانی‌ها باید در ساعات غیرکاری انجام شود و پیش از آن پشتیبان‌گیری کامل گرفته شود. تست روی محیط آزمایشی اطمینان از سازگاری می‌دهد. این فرآیند امنیت را افزایش داده و ویژگی‌های جدید را بدون توقف اضافه می‌کند.

تاثیر قطع برق یا اینترنت بر عملکرد دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه مدیریت شود؟

در صورت قطع برق، دستگاه‌های مجهز به باتری داخلی می‌توانند ثبت‌ها را به صورت آفلاین ادامه دهند و داده‌ها را بعداً همگام‌سازی کنند. برای اینترنت، استفاده از حافظه محلی دستگاه ضروری است تا اطلاعات از دست نرود. مدیران باید برنامه‌های پشتیبان مانند ژنراتورهای اضطراری یا اتصال پشتیبان را در نظر بگیرند تا اختلالات حداقل تأثیر را داشته باشند.

چگونه می‌توان دستگاه حضور و غیاب را برای کار در محیط‌های پرنوسان مانند کارخانه‌ها تنظیم کرد؟

در محیط‌های صنعتی با نوسانات دما یا گرد و غبار، انتخاب مدل‌های مقاوم با استاندارد IP65 ضروری است تا دستگاه از آسیب‌های محیطی در امان بماند. تنظیمات نرم‌افزاری باید شامل فیلترهای خودکار برای ثبت‌های ناقص باشد و اتصال از طریق شبکه‌های سیمی پایدار انجام شود تا اختلالات Wi-Fi تأثیرگذار نباشد. علاوه بر این، برنامه‌ریزی برای پشتیبان‌گیری محلی داده‌ها در صورت قطع اینترنت، عملکرد مداوم سیستم را تضمین می‌کند و بهره‌وری را حفظ می‌نماید.

چگونه می‌توان از ثبت تردد تکراری توسط پرسنل (مثلاً دوبار زدن انگشت در یک دقیقه) جلوگیری کرد؟ 

در تنظیمات سخت‌افزاری دستگاه گزینه‌ای به نام «تاخیر بین دو ثبت» (Re-verify Interval) وجود دارد که می‌توان آن را بر روی ۱ تا ۵ دقیقه تنظیم کرد. با فعال‌سازی این گزینه، اگر فردی بلافاصله پس از ثبت موفق دوباره اقدام کند، دستگاه هشدار داده و از ثبت رکورد تکراری و ایجاد خطا در محاسبات نرم‌افزاری جلوگیری می‌کند.

برای نصب دستگاه بر روی دیوارهای پیش‌ساخته یا پارتیشن‌ها، چه ملاحظات فنی باید رعایت شود؟

 به دلیل لرزش احتمالی این دیوارها، سنسورهای تشخیص چهره ممکن است دچار خطای فوکوس شوند؛ لذا استفاده از پایه‌های مستحکم و پیچ‌های بولت‌دار توصیه می‌شود. همچنین باید مسیر کابل‌کشی شبکه و برق به گونه‌ای تعبیه شود که از پشت پارتیشن عبور کند.

سخن آخر

نصب دستگاه حضور و غیاب و راه‌اندازی کامل آن، اگرچه در ابتدا نیاز به زمان دارد، اما باعث بهبود مدیریت منابع انسانی، افزایش دقت در محاسبه کارکردها و تسهیل در امور اداری خواهد شد. برای نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر و پیکربندی درست نرم‌افزار و برای نصب و راه اندازی آسان دستگاه پیشنهاد می‌شود آشنایی با فناوری RFID  ، تعمیر دستگاه حضور و غیاب   داشته و یا از همکاران ما در واحد فروش و پشتیبانی کمک بگیرید.